Dagelijkse taken: kant-en-klare prompts
Waarom het wiel opnieuw uitvinden? Hier vind je direct bruikbare prompts voor de taken die je als stadsmedewerker het vaakst uitvoert. Kopieer, vul de haakjes in en pas aan waar nodig.
Hoe gebruik je deze pagina?
Elke taak heeft een kant-en-klare prompt opgebouwd volgens het S.T.A.R.T.-framework. Je hoeft hem alleen te kopiëren en de tekst tussen [haakjes] te vervangen door jouw specifieke situatie.
Geeft het resultaat niet helemaal wat je wil? Stuur bij in dezelfde chat — je hoeft niet opnieuw te beginnen.
1. Vergaderingsverslag opstellen
Het probleem: Een lang overleg resulteert in rommelige aantekeningen, en het uitwerken kost altijd meer tijd dan de vergadering zelf.
De prompt:
S — "Je bent een administratief medewerker van de stad Lier."
T — "Verwerk de onderstaande ruwe notities van een afdelingsoverleg naar een professioneel verslag."
A — "Gebruik de volgende vaste structuur: 1) Aanwezigen, 2) Besproken punten, 3) Genomen beslissingen, 4) Actiepunten (wie doet wat tegen wanneer). Vul enkel in wat vermeld staat in de notities — verzin niets bij."
R — "Gestructureerd verslag, professionele taal, klaar om te versturen."
T — "Zakelijk en neutraal."[PLAK HIER JE RUWE NOTITIES]
!!! tip "Voor ambassadeurs: de ketting-prompttruc 🦸" Als collega's klagen over een te oppervlakkig verslag, leer ze om in stappen te werken. Stap 1: "Analyseer deze notities en haal de 3 hoofdthema's eruit." Stap 2: "Schrijf nu per thema een alinea voor het verslag." Zo krijg je een veel rijker resultaat dan met één grote prompt.
2. Bewonersbrief herschrijven naar B1-taalniveau
Het probleem: Ambtelijk taalgebruik sluipt er telkens weer in. Niet elke inwoner begrijpt wat we bedoelen.
De prompt:
S — "Je bent een communicatie-expert voor een lokaal bestuur."
T — "Herschrijf de onderstaande technische beleidstekst naar een bewonersbrief op taalniveau B1."
A — "Gebruik korte zinnen. Vermijd vakjargon en afkortingen. Maak gebruik van een opsomming voor de belangrijkste data en praktische info. Voeg een empathische openingszin toe."
R — "Bewonersbrief met aanhef, maximaal 3 alinea's en een afsluiting met contactgegevens."
T — "Behulpzaam en begrijpelijk voor iedereen, ook mensen die weinig lezen."[PLAK HIER DE ORIGINELE TEKST]
3. Antwoord op een burgervraag formuleren
Het probleem: Een burger stelt een vraag over regelgeving, procedures of een dossier. Je weet het antwoord maar wil het helder en vriendelijk formuleren.
De prompt:
S — "Ik ben medewerker bij [dienst] van de stad Lier en beantwoord een vraag van een inwoner."
T — "Schrijf een duidelijk en vriendelijk antwoord op de onderstaande vraag van een burger."
A — "Houd het concreet en praktisch. Vermeld de volgende informatie: [vul in wat de burger moet weten]. Verwijs naar [website/telefoonnummer/loket] voor verdere vragen. Maak geen beloftes die je niet kunt nakomen."
R — "Kort antwoord van maximaal 3 alinea's, klaar om te versturen als e-mail."
T — "Vriendelijk, helder en behulpzaam. Taalniveau B1."
4. Lang document samenvatten
Het probleem: Je moet een rapport van 40 pagina's lezen voor een overleg dat over een uur begint.
De prompt:
S — "Ik ben medewerker bij de stad Lier en bereid me voor op een overleg."
T — "Vat het onderstaande beleidsrapport samen."
A — "Focus specifiek op: de belangrijkste conclusies, de financiële impact en de voorgestelde acties. Sla inleidende en contextuele passages over."
R — "Executive summary van maximaal 5 bulletpoints, gevolgd door een actielijst."
T — "Zakelijk en to the point."[PLAK HIER HET DOCUMENT OF DE TEKST]
5. Brainstormen voor een project of campagne
Het probleem: Je staart naar een leeg scherm en hebt ideeën nodig voor een nieuw initiatief, evenement of communicatiecampagne.
De prompt:
S — "Ik ben [functie] bij de stad Lier en werk aan [beschrijving project]."
T — "Bedenk 5 concrete en creatieve ideeën voor [type actie: campagne / evenement / initiatief]."
A — "De ideeën moeten: laagdrempelig zijn, passen bij een lokaal bestuur, realiseerbaar zijn met een beperkt budget. Vermijd ideeën die veel technische kennis vereisen."
R — "Per idee: een titel, twee zinnen beschrijving en een inschatting van de benodigde middelen."
T — "Creatief maar realistisch."
6. Interne nota of e-mail opstellen
Het probleem: Je moet een collega, diensthoofd of schepen informeren over een beslissing, probleem of voortgang — maar weet niet goed hoe je het formuleert.
De prompt:
S — "Ik ben [functie] bij [dienst] van de stad Lier."
T — "Schrijf een interne nota / e-mail aan [ontvanger] over [onderwerp]."
A — "Vermeld de volgende kernpunten: [punt 1], [punt 2], [punt 3]. Vraag om [actie of beslissing]. Geen overbodige inleiding."
R — "Maximaal 3 alinea's, klaar om te versturen."
T — "Professioneel en direct. Geen bloemrijke taal."
7. Tekst vertalen of aanpassen voor een andere doelgroep
Het probleem: Je hebt een tekst voor interne communicatie maar moet hem ook publiceren voor burgers, of omgekeerd.
De prompt:
S — "Ik ben communicatiemedewerker bij de stad Lier."
T — "Pas de onderstaande tekst aan voor [nieuwe doelgroep: burgers / raadsleden / pers / medewerkers]."
A — "De kernboodschap blijft dezelfde. Pas het taalgebruik, de toon en het detailniveau aan voor de nieuwe doelgroep. [Eventuele specifieke instructies]."
R — "Zelfde lengte als de originele tekst, tenzij anders aangegeven."
T — "[Formeel / vriendelijk / journalistiek / toegankelijk]."[PLAK HIER DE ORIGINELE TEKST]
Overzicht: alle prompts op een rij
| Taak | Vertrekpunt |
|---|---|
| Vergaderingsverslag | "Verwerk deze ruwe notities naar een verslag met besproken punten, beslissingen en actiepunten." |
| Bewonersbrief B1 | "Herschrijf deze tekst naar B1-niveau: korte zinnen, geen jargon, opsomming voor praktische info." |
| Burgervraag beantwoorden | "Schrijf een vriendelijk en concreet antwoord op deze vraag van een inwoner." |
| Document samenvatten | "Vat dit rapport samen: conclusies, financiële impact en actiepunten. Max 5 bulletpoints." |
| Brainstormen | "Bedenk 5 ideeën voor [project]. Per idee: titel, beschrijving en inschatting middelen." |
| Interne nota | "Schrijf een interne nota aan [ontvanger] over [onderwerp]. Kernpunten: [...]." |
| Doelgroep aanpassen | "Pas deze tekst aan voor [doelgroep]. Zelfde boodschap, ander taalgebruik en toon." |
!!! tip "Voor ambassadeurs: maak een dienstspecifieke shortlist 🦸" Niet elke prompt is even relevant voor elke dienst. Selecteer samen met je collega's de drie à vier taken die zij het vaakst uitvoeren en maak een gelamineerd A4-spiekbriefje met de bijhorende prompts. Tastbaar, direct bruikbaar en laagdrempelig — ook voor wie niet gewend is om met een computer te werken.