Use cases per stadsdienst
Elke dienst heeft zijn eigen uitdagingen en zijn eigen routinetaken. Hier vind je kant-en-klare prompts die specifiek zijn afgestemd op jouw afdeling — direct kopieerbaar en aanpasbaar.
Staat jouw dienst er niet bij of heb je een betere prompt? Voeg hem toe aan de Promptbibliotheek op SharePoint — zo leren we van elkaar.
Burgerzaken
Taak 1: Complexe procedure uitleggen aan een burger
S — "Ik ben medewerker bij Burgerzaken van de stad Lier en help een inwoner aan het loket."
T — "Herschrijf de onderstaande tekst over [procedure, bijv. identiteitskaartvernieuwing] naar een korte, stapsgewijze uitleg."
A — "Focus enkel op: wat moet de burger meebrengen, wat kost het, hoe lang duurt het en waar moet hij naartoe. Laat juridische voetnoten en interne codes weg."
R — "Maximaal 5 stappen, elk in één zin. Klaar om af te drukken als loketfiche."
T — "Helder en geduldig, toegankelijk voor iedereen."[PLAK HIER DE ORIGINELE TEKST]
Taak 2: Standaardantwoord op veelgestelde vraag opstellen
S — "Ik ben medewerker Burgerzaken bij de stad Lier."
T — "Schrijf een standaardantwoord op de volgende veelgestelde vraag: [vraag]."
A — "Het antwoord moet volledig en correct zijn, maar ook begrijpelijk voor iemand zonder juridische kennis. Verwijs naar [website of telefoonnummer] voor meer info."
R — "Kort antwoord van maximaal 5 zinnen, klaar voor gebruik in e-mail of aan het loket."
T — "Vriendelijk en duidelijk."
KCC — Klantcontactcentrum
Taak 1: De-escalerend antwoord op een klacht
S — "Ik ben medewerker bij het KCC van de stad Lier en beantwoord een klacht van een inwoner."
T — "Schrijf een de-escalerend antwoord op deze klacht over [onderwerp]."
A — "Bedank de inwoner voor de melding. Geef aan dat we dit doorgeven aan de bevoegde dienst en dat ze binnen [X] werkdagen een update krijgen. Beloof niets concreets over de uitkomst."
R — "Maximaal 3 alinea's, klaar om te versturen als e-mail."
T — "Empathisch, kalm en professioneel."
Taak 2: FAQ-antwoord vereenvoudigen
S — "Ik ben medewerker bij het KCC van de stad Lier."
T — "Vereenvoudig het onderstaande antwoord op een veelgestelde vraag zodat ik het mondeling kan gebruiken aan de telefoon."
A — "Het moet in 30 seconden uitgesproken kunnen worden. Geen technische termen. Eindig met een aanbod voor meer info."
R — "Maximaal 4 zinnen, gesproken taal."
T — "Vriendelijk en vlot, alsof je het aan een familielid uitlegt."[PLAK HIER HET ORIGINELE ANTWOORD]
Communicatie
Taak 1: Persbericht naar sociale media
S — "Ik ben social media medewerker van de stad Lier."
T — "Herschrijf het onderstaande persbericht naar een Facebook-post en een kortere versie voor Instagram."
A — "Facebook: max 5 zinnen, 3 relevante emoji's, call-to-action naar de website. Instagram: max 3 zinnen, pakkend en visueel. Geen ambtelijk taalgebruik."
R — "Twee aparte teksten: één voor Facebook, één voor Instagram."
T — "Enthousiast en uitnodigend."[PLAK HIER HET PERSBERICHT]
Taak 2: Nieuwsbrief-item schrijven
S — "Ik schrijf een item voor de nieuwsbrief van de stad Lier."
T — "Schrijf een nieuwsbrief-item over [onderwerp]."
A — "Kernpunten: [punt 1], [punt 2], [punt 3]. Sluit af met een link naar meer info. Geen technische details."
R — "Maximaal 150 woorden, met een pakkende titel en een duidelijke afsluiting."
T — "Warm en informatief, taalniveau B1."
HR & Personeel
Taak 1: Vacaturetekst aantrekkelijker maken
S — "Ik werk bij de HR-dienst van de stad Lier en herschrijf een vacaturetekst."
T — "Maak de inleiding en het voordelen-gedeelte van deze vacature aantrekkelijker."
A — "Benadruk: [voordelen, bijv. glijdende uren, maaltijdcheques, werkzekerheid, opleidingsmogelijkheden]. Gebruik actieve werkwoorden. Geen passieve zinnen of clichés zoals 'dynamische werkomgeving'."
R — "Herschrijf enkel de eerste twee alinea's en het voordelen-blok. De rest blijft ongewijzigd."
T — "Wervend maar authentiek."[PLAK HIER DE VACATURETEKST]
Taak 2: Onthaalbrief voor nieuwe medewerker
S — "Ik ben HR-medewerker bij de stad Lier en verwelkom een nieuwe collega."
T — "Schrijf een onthaalbrief voor een nieuwe medewerker die start als [functie] bij [dienst]."
A — "Vermeld: startdatum, waar hij/zij zich moet melden, bij wie, en wat hij/zij de eerste dag kan verwachten. Verwijs naar het onthaalbeleid op het intranet."
R — "Informele brief van maximaal 3 alinea's."
T — "Warm en verwelkomend, de medewerker moet zich meteen op zijn gemak voelen."
Financiën
Taak 1: Budgetrapport samenvatten voor niet-financiële lezers
S — "Ik ben medewerker bij de financiële dienst van de stad Lier."
T — "Vat het onderstaande budgetrapport samen voor een publiek zonder financiële achtergrond."
A — "Vermijd boekhoudkundige termen. Focus op: wat zijn de grote lijnen, waar wordt het meeste geld aan besteed en zijn er opvallende afwijkingen ten opzichte van het plan?"
R — "Samenvatting van maximaal 10 zinnen, gevolgd door 3 bulletpoints met de belangrijkste cijfers."
T — "Helder en toegankelijk."[PLAK HIER HET RAPPORT]
Taak 2: Subsidieaanvraag controleren op volledigheid
S — "Ik ben medewerker bij de financiële dienst en controleer een subsidieaanvraag."
T — "Scan het onderstaande subsidiedossier op mogelijke hiaten of ontbrekende elementen."
A — "Controleer op: volledigheid van de motivering, aanwezigheid van een begroting, verwijzing naar de juiste wetgeving en aanwezigheid van de vereiste bijlagen. Verzin geen regelgeving die er niet staat."
R — "Lijst van aandachtspunten per categorie."
T — "Zakelijk en kritisch."[PLAK HIER HET DOSSIER]
Ruimtelijke Ordening & Omgeving
Taak 1: Advies omzetten naar begrijpelijke taal
S — "Ik ben medewerker bij Ruimtelijke Ordening van de stad Lier."
T — "Herschrijf het onderstaande technische advies over een vergunningsaanvraag naar een begrijpelijke brief voor de aanvrager."
A — "Leg uit wat de beslissing is, waarom ze zo is, en wat de aanvrager eventueel kan doen. Geen juridische verwijzingen tenzij strikt noodzakelijk."
R — "Brief van maximaal 3 alinea's met een duidelijke conclusie."
T — "Neutraal en respectvol, ook als het antwoord negatief is."[PLAK HIER HET TECHNISCHE ADVIES]
Taak 2: Openbaar onderzoek communiceren
S — "Ik ben medewerker Ruimtelijke Ordening bij de stad Lier."
T — "Schrijf een bekendmaking voor het openbaar onderzoek over [project of aanvraag]."
A — "Vermeld: wat er ter inzage ligt, waar en wanneer het kan worden ingekeken, hoe en tot wanneer bezwaren kunnen worden ingediend. Geen technische details over de aanvraag zelf."
R — "Korte bekendmaking van maximaal 150 woorden, klaar voor publicatie op de website en het aanplakbord."
T — "Formeel en informatief."
Technische Uitvoerende Diensten (TUD)
Taak 1: Bewonersbrief over werken in de straat
S — "Ik ben medewerker bij de technische dienst van de stad Lier."
T — "Schrijf een bewonersbrief die we in de brievenbus steken van bewoners in een straat waar werken gepland zijn."
A — "Vermeld: wat er gebeurt ([type werken]), wanneer ([data]), wat de impact is voor bewoners (parkeerverbod / omleiding / lawaaihinder), en een contactnummer voor vragen."
R — "Maximaal 5 zinnen. Zet de data en praktische info in een apart lijstje."
T — "Vriendelijk en direct. Geen technisch jargon."
Taak 2: Werkopdracht samenvatten voor rapportage
S — "Ik ben ploegbaas bij de technische dienst van de stad Lier."
T — "Vat de onderstaande werkopdrachten samen voor het maandelijkse rapport aan het diensthoofd."
A — "Groepeer per type werk. Vermeld het totaal aantal uitgevoerde opdrachten en eventuele bijzonderheden of knelpunten."
R — "Gestructureerde samenvatting met tussentitels, maximaal 1 pagina."
T — "Zakelijk en feitelijk."[PLAK HIER DE WERKOPDRACHTEN]
Vrije Tijd, Sport & Cultuur
Taak 1: Evenement promoten op sociale media
S — "Ik ben medewerker bij de sportdienst / cultuurdienst van de stad Lier."
T — "Schrijf een Facebook-post om [evenement] te promoten."
A — "Vermeld: naam evenement, datum, locatie, doelgroep en hoe men zich kan inschrijven of deelnemen. Voeg 3 passende emoji's toe."
R — "Maximaal 5 zinnen met een duidelijke call-to-action."
T — "Enthousiast en uitnodigend, voor een breed publiek."
Taak 2: Subsidiereglement begrijpelijk maken voor verenigingen
S — "Ik ben medewerker bij de cultuurdienst van de stad Lier en communiceer met lokale verenigingen."
T — "Herschrijf het onderstaande subsidiereglement naar een begrijpelijke handleiding voor verenigingsbestuurders."
A — "Focus op: wie kan aanvragen, wat zijn de voorwaarden, welke documenten zijn nodig en wat is de deadline. Laat juridische artikelnummers weg."
R — "Stapsgewijze handleiding met maximaal 6 stappen."
T — "Vriendelijk en praktisch."[PLAK HIER HET REGLEMENT]
Welzijn & Sociale Zaken
Taak 1: Gevoelige situatie schriftelijk opvolgen
S — "Ik ben maatschappelijk werker bij de stad Lier en schrijf een opvolgingsbrief voor een cliënt."
T — "Schrijf een brief die de gemaakte afspraken bevestigt na een gesprek met een cliënt."
A — "Gebruik geen namen of dossiergegevens in de prompt. Gebruik [Naam] als placeholder. Vermeld de afspraken over [onderwerp 1] en [onderwerp 2]. Verwijs naar de volgende afspraak op [datum]."
R — "Korte, heldere brief van maximaal 3 alinea's."
T — "Warm maar professioneel. Respectvol en zonder te betuttelen."
!!! warning "Privacy bij welzijnsdossiers"
Voer nooit echte namen, rijksregisternummers of details uit een burgerdossier in Copilot in. Gebruik altijd placeholders zoals [Naam] of [Cliënt A]. Zie ook de module Privacy & GDPR.
Beleid & Juridisch
Taak 1: Reglement controleren op inconsistenties
S — "Ik ben beleidsmedewerker bij de stad Lier."
T — "Scan het onderstaande concept-reglement op mogelijke tegenstrijdigheden of onduidelijk geformuleerde artikelen."
A — "Zoek naar: artikelen die elkaar tegenspreken, vage formuleringen die voor interpretatie vatbaar zijn, en ontbrekende uitzonderingen of definities. Verzin geen regelgeving."
R — "Lijst van aandachtspunten per artikel, met een korte uitleg per punt."
T — "Kritisch en juridisch scherp."[PLAK HIER HET REGLEMENT]
Taak 2: Beleidsnota structureren
S — "Ik ben beleidsmedewerker bij de stad Lier en schrijf een nota voor het schepencollege."
T — "Stel een logische structuur voor voor een beleidsnota over [onderwerp]."
A — "De nota moet goedgekeurd worden door het college en daarna uitgevoerd worden door [dienst]. Houd rekening met: aanleiding, doelstellingen, voorgestelde aanpak, financiële impact en tijdlijn."
R — "Genummerde structuur met per hoofdstuk een korte beschrijving van de inhoud."
T — "Formeel en beleidsmatig."
IT & Interne Diensten
Taak 1: Technische handleiding schrijven voor collega's
S — "Ik ben IT-medewerker bij de stad Lier."
T — "Schrijf een korte handleiding voor stadsmedewerkers over [technische handeling, bijv. wachtwoord wijzigen / VPN instellen]."
A — "Geen technisch jargon. Schrijf voor iemand die weinig computervaardigheid heeft. Gebruik screenshots als geheugensteun [optioneel toe te voegen]."
R — "Maximaal 6 stappen, elk in één zin. Voeg bij elke stap een korte uitleg toe waarom die stap nodig is."
T — "Geduldig en bemoedigend."
Taak 2: Communicatie over een storing of update
S — "Ik ben IT-medewerker bij de stad Lier en communiceer over een geplande onderhoudsperiode."
T — "Schrijf een interne communicatie over [storing / update / gepland onderhoud]."
A — "Vermeld: wat er gebeurt, wanneer, hoe lang het duurt, welke systemen betrokken zijn en wat medewerkers moeten doen. Geen technische details over de oorzaak."
R — "Korte mail van maximaal 5 zinnen met een duidelijk onderwerp."
T — "Duidelijk en gerustststellend."
!!! tip "Voor ambassadeurs: ontbreekt jouw dienst? 🦸" Staat jouw afdeling er niet bij of zijn de voorbeelden niet specifiek genoeg? Dat is precies jouw rol als ambassadeur. Ontwikkel samen met je collega's één of twee prompts die écht passen bij jullie dagelijkse werk en voeg ze toe aan de Promptbibliotheek. Zo groeit de bibliotheek organisch vanuit de werkvloer.