Copilot in Word: van lege pagina naar eerste versie

Word is waar veel stadsmedewerkers de meeste tijd kwijt zijn aan schrijven. Copilot neemt het zware werk van de eerste versie over — jij verfijnt en keurt goed.

Wat kan Copilot in Word?

Functie	Wat het doet
Eerste versie schrijven	Genereert een volledig document op basis van jouw instructies
Samenvatten	Vat een lang document samen tot de kern
Herschrijven	Past geselecteerde tekst aan in toon, lengte of stijl
Uitbreiden	Werkt een korte alinea of opsomming verder uit
Structuur voorstellen	Stelt een opbouw voor van een rapport of beleidsnota
Taal verbeteren	Corrigeert stijl, woordkeuze en leesbaarheid

1. Een eerste versie schrijven

De lege pagina is het grootste obstakel voor elke schrijver. Copilot neemt die drempel weg door razendsnel een eerste opzet te genereren — met de juiste structuur, de juiste toon en op het juiste niveau.

Hoe: Open een nieuw Word-document, klik op het Copilot-icoontje in de marge of via Start → Copilot, en typ je prompt.

Voorbeeldprompt — bewonersbrief:

S — "Ik ben communicatiemedewerker van de stad Lier."
T — "Schrijf een bewonersbrief over de tijdelijke afsluiting van de Antwerpsestraat voor rioleringswerken."
A — "De werken starten op maandag 5 mei en duren tot eind juni. Omleiding via de Berlaarsestraat. Parkeren voor bewoners mogelijk op het Zimmerplein. Geen verwijzingen naar contractoren of technische details."
R — "Formaat: bewonersbrief met aanhef, drie alinea's en contactgegevens onderaan. Maximaal 250 woorden."
T — "Begrijpelijk en empathisch, taalniveau B1."

Voorbeeldprompt — beleidsnota:

S — "Ik ben beleidsmedewerker bij de stad Lier en schrijf een nota voor het schepencollege."
T — "Schrijf een beleidsnota over de invoering van een containerpark-reservatiesysteem."
A — "Vermeld de aanleiding (lange wachtrijen), de voorgestelde oplossing (online tijdslot reserveren), de geschatte kostprijs en de verwachte voordelen voor burgers en medewerkers."
R — "Structuur: aanleiding, voorstel, financiële impact, advies. Gebruik tussentitels."
T — "Formeel en zakelijk, geschreven voor een college van burgemeester en schepenen."

2. Een bestaand document samenvatten

Je moet een rapport van 60 pagina's lezen voor een overleg dat over een uur begint. Copilot geeft je in dertig seconden de kern.

Hoe: Open het document in Word, open Copilot via het lint en stel je vraag.

Handige prompts:

"Vat dit document samen in maximaal 10 zinnen. Focus op de belangrijkste conclusies en aanbevelingen."

"Geef me een lijst van de vijf belangrijkste actiepunten uit dit rapport."

"Wat zijn de financiële implicaties die in dit document beschreven worden?"

!!! warning "Controleer altijd bij feitelijke informatie" Copilot kan bij het samenvatten nuances missen of een verkeerd accent leggen. Lees de samenvatting kritisch na, zeker als het gaat om cijfers, deadlines of juridische bepalingen.

3. Bestaande tekst herschrijven of verbeteren

Je hebt al een tekst maar die is te lang, te formeel, te technisch of net niet helemaal goed. Selecteer de tekst in Word en laat Copilot hem aanpassen.

Hoe: Selecteer de tekst → klik op het Copilot-icoontje dat verschijnt → kies Herschrijven of typ een eigen instructie.

Nuttige aanpassingen:

Probleem	Prompt
Te lang	"Kort deze tekst in tot maximaal 3 alinea's zonder de kern te verliezen."
Te ambtelijk	"Herschrijf dit op taalniveau B1. Gebruik kortere zinnen en vermijd vakjargon."
Te droog	"Maak deze tekst warmer en uitnodigender, zonder informeel te worden."
Onduidelijke structuur	"Herstructureer deze tekst met duidelijke tussentitels."
Te informeel	"Herschrijf dit als een formele nota voor intern gebruik."

4. Een opsomming uitwerken tot een volledige tekst

Je hebt een paar bulletpoints neergeschreven maar geen tijd of zin om er een volledige tekst van te maken. Copilot doet dat voor je.

Hoe het werkt:

Typ je bulletpoints in het document
Selecteer ze
Vraag Copilot: "Werk deze opsomming uit tot een vloeiende alinea van maximaal 100 woorden."

Voorbeeld:

Jouw bulletpoints:

- Nieuwe speeltuin Zimmerpark
- Opening 15 juni
- Feestelijke opening met animatie voor kinderen
- Inschrijven via website

Wat Copilot maakt: Een uitgenodigde, vloeiende alinea die je rechtstreeks kunt gebruiken in een bewonersbrief of nieuwsbrief.

5. Structuur laten voorstellen

Weet je wat je wilt schrijven maar niet hoe je het opbouwt? Vraag Copilot om een inhoudsopgave of structuur voor te stellen.

Voorbeeldprompt:

S — "Ik schrijf een actieplan voor de stad Lier over de aanpak van sluikstort."
T — "Stel een logische structuur voor dit actieplan voor."
A — "Het plan moet goedgekeurd worden door het schepencollege en daarna gecommuniceerd worden naar de bevolking. Houd rekening met: aanleiding, doelstellingen, acties, verantwoordelijken en timing."
R — "Geef de structuur als genummerde lijst met voor elk hoofdstuk een korte beschrijving van de inhoud."
T — "Formeel en beleidsmatig."

Overzicht: handige prompts voor Word

Situatie	Prompt
Eerste versie brief	"Schrijf een bewonersbrief over [onderwerp]. Max 250 woorden, B1-niveau."
Samenvatten	"Vat dit document samen in 10 zinnen. Focus op conclusies en actiepunten."
Inkorten	"Kort deze tekst in tot 3 alinea's zonder de kern te verliezen."
Toegankelijker maken	"Herschrijf dit op B1-niveau. Korte zinnen, geen jargon."
Structuur voorstellen	"Stel een structuur voor dit rapport voor met tussentitels."
Opsomming uitwerken	"Werk deze bulletpoints uit tot een vloeiende alinea van 100 woorden."

!!! tip "Voor ambassadeurs: begin met herschrijven, niet met genereren 🦸" Collega's die sceptisch zijn over AI stappen makkelijker in via het herschrijven van een bestaande tekst dan via het genereren van iets nieuws. Ze houden controle over de inhoud en zien meteen concreet wat Copilot doet. Dat vertrouwen bouw je verder uit naar het schrijven van eerste versies.