Copilot in Teams: slimmer vergaderen

Vergaderingen nemen een groot deel van de werkdag in beslag. Copilot in Teams zorgt ervoor dat je minder tijd verliest aan voor- en nawerk — en meer haalt uit elk overleg.

Wat kan Copilot in Teams?

Functie	Wat het doet
Vergadering samenvatten	Geeft na afloop een overzicht van wat er besproken is
Actiepunten ophalen	Lijstt wie wat moet doen tegen wanneer
Live vragen stellen	Beantwoordt vragen over wat er in de vergadering gezegd is, terwijl ze nog bezig is
Gemiste informatie opvangen	Vat samen wat er gezegd is terwijl jij te laat was of even weg was
Chatsamenvatting	Vat een lang Teams-chatgesprek samen
Vergadering voorbereiden	Helpt een agenda of voorbereiding opstellen

!!! info "Vereiste: transcriptie moet aanstaan" Copilot in Teams werkt op basis van de transcriptie van de vergadering. Die moet actief zijn — anders heeft Copilot niets om mee te werken. De organisator van de vergadering kan transcriptie inschakelen via de vergaderingsopties. Vraag je IT-afdeling als je hier vragen over hebt.

1. Vergadering samenvatten na afloop

Het klassieke gebruik: de vergadering is voorbij, je hebt wat aantekeningen maar wil een proper verslag. Copilot zet de volledige transcriptie om naar een gestructureerde samenvatting.

Hoe: Open de vergadering in je Teams-agenda → klik op het tabblad Recap of Copilot → stel je vraag.

Handige prompts:

"Geef me een samenvatting van deze vergadering. Verdeel het in: besproken punten, genomen beslissingen en actiepunten."

"Maak een actielijst op basis van deze vergadering. Vermeld per actiepunt wie verantwoordelijk is en tegen wanneer."

"Schrijf een kort verslag van dit overleg dat ik kan doorsturen naar afwezige collega's."

2. Live vragen stellen tijdens een vergadering

Je zit in een lang overleg en verliest de draad, of je komt te laat. Je hoeft de spreker niet te onderbreken — Copilot volgt de transcriptie live en beantwoordt je vragen discreet.

Hoe: Open tijdens de vergadering het Copilot-paneel via de werkbalk bovenaan.

Handige prompts tijdens de vergadering:

"Wat hebben we tot nu toe beslist over het budget?"

"Zijn er al actiepunten voor mij vermeld?"

"Ik was even weg — vat samen wat er de laatste 10 minuten besproken is."

"Welke argumenten zijn er aangehaald voor en tegen het voorstel?"

!!! tip "Handig bij lange beleidsvergaderingen" Bij overleggen over complexe dossiers — ruimtelijke ordening, mobiliteit, subsidies — is het bijhouden van alle argumenten en nuances praktisch onmogelijk. Copilot is je tweede paar oren die alles bijhoudt terwijl jij actief deelneemt aan het gesprek.

3. Gemiste vergadering inhalen

Je kon niet aanwezig zijn maar wil weten wat er besproken is. In plaats van de opname te bekijken of een collega lastig te vallen, vraag je Copilot.

Hoe: Open de vergadering via je Teams-agenda → tabblad Recap → stel gerichte vragen.

Handige prompts:

"Geef me een samenvatting van de vergadering. Focus op wat er beslist is en wat er van mij verwacht wordt."

"Zijn er actiepunten voor [jouw naam of dienst] vermeld?"

"Welke standpunten zijn er ingenomen over [specifiek onderwerp]?"

4. Een lange Teams-chat samenvatten

Je bent toegevoegd aan een groepschat die al tientallen berichten telt. Of je bent een week afwezig geweest en de chat is volgelopen.

Hoe: Open de chat → klik op het Copilot-icoontje bovenaan de chat.

Handige prompts:

"Vat deze chat samen. Wat zijn de belangrijkste punten en open vragen?"

"Zijn er beslissingen genomen in dit gesprek? Zo ja, welke?"

"Wat moet ik weten om dit gesprek verder te kunnen opvolgen?"

5. Een vergadering voorbereiden

Je moet een overleg leiden of een presentatie geven en wil je goed voorbereiden. Gebruik Copilot in de Teams-chat of in de Copilot-chat om een agenda of voorbereiding op te stellen.

Voorbeeldprompt:

S — "Ik ben diensthoofd bij de stad Lier en leid volgende week een teamoverleg van 1 uur met 8 collega's."
T — "Stel een agenda op voor dit overleg."
A — "We moeten de volgende punten bespreken: opvolging actiepunten vorige vergadering, planning zomerverlof, stand van zaken nieuw registratiesysteem, en varia. Zorg voor voldoende tijd voor discussie."
R — "Agenda met tijdsblokken per punt en een korte beschrijving van het doel van elk agendapunt."
T — "Professioneel en praktisch."

Overzicht: handige prompts voor Teams

Situatie	Prompt
Vergadering samenvatten	"Geef een samenvatting met besproken punten, beslissingen en actiepunten."
Actiepunten ophalen	"Maak een actielijst: wie doet wat tegen wanneer?"
Gemiste vergadering	"Wat is er beslist en wat wordt er van mij verwacht?"
Live bijhouden	"Ik was even weg — wat is er de laatste 10 minuten gezegd?"
Chat samenvatten	"Vat deze chat samen. Wat zijn de open vragen?"
Agenda opstellen	"Stel een agenda op voor een overleg van 1 uur over [onderwerpen]."

!!! tip "Voor ambassadeurs: de vergaderingsamenvatting als showstopper 🦸" Niets overtuigt een sceptische collega sneller dan het live zien van een vergaderingsamenvatting. Organiseer eens een kort intern overleg, schakel transcriptie in, en toon na afloop wat Copilot ervan maakt — inclusief de actiepuntenlijst. Dat ene moment is meer waard dan een uur uitleg. Zorg wel dat je de deelnemers vooraf informeert dat de vergadering getranscribeerd wordt.

!!! warning "Transparantie over transcriptie" Informeer deelnemers altijd vooraf als je transcriptie inschakelt. Dat is niet alleen beleefd — in een overheidscontext is het ook een kwestie van vertrouwen en correct omgaan met gesproken informatie. Deelnemers die weten dat er getranscribeerd wordt, passen soms ook hun communicatie aan — wat de kwaliteit van het overleg ten goede kan komen.