Copilot in Outlook: de baas over je inbox

De inbox is voor veel stadsmedewerkers de grootste tijdslurper van de dag. Copilot helpt je om sneller te lezen, beter te antwoorden en minder tijd te verliezen aan e-mails.

Wat kan Copilot in Outlook?

Functie	Wat het doet
Samenvatten	Vat een lange e-maildraad samen in een paar bulletpoints
Antwoord opstellen	Schrijft een eerste versie van je antwoord op basis van jouw instructies
Toon controleren	Geeft feedback op je eigen tekst voordat je verstuurt
Herschrijven	Past lengte, toon of stijl aan van een e-mail die je al hebt geschreven
Conceptmail schrijven	Stelt een nieuwe e-mail op vanuit een korte beschrijving

1. Lange e-maildraden samenvatten

Je bent een week afwezig geweest, of je bent in cc gezet bij een discussie die al twintig berichten lang is. In plaats van alles te lezen, vraag je Copilot om de essentie.

Hoe: Open de e-maildraad en klik bovenaan op Samenvatting door Copilot. Copilot scant de volledige draad en geeft je in een paar bulletpoints: wat is er besproken, welke beslissingen zijn genomen en wat wordt er van jou verwacht.

Of stel zelf een gerichte vraag in de Copilot-chat:

"Vat deze e-maildraad samen. Focus op: welke beslissing is er genomen en wat zijn de actiepunten voor mij?"

!!! warning "Let op bij doorgestuurde e-mails" Copilot neemt bij het samenvatten soms ook oudere berichten onderaan de draad mee — inclusief interne notities die je misschien niet wil delen. Controleer de samenvatting altijd voordat je ze doorstuurt naar een externe partij of een burger.

2. Een antwoord opstellen

Je krijgt een complexe, boze of gevoelige e-mail van een inwoner. Je wil professioneel antwoorden maar weet niet goed hoe je de toon moet aanslaan. Laat Copilot een eerste versie schrijven.

Hoe: Open de e-mail, klik op Beantwoorden en open het Copilot-icoontje in de werkbalk.

Voorbeeldprompt (S.T.A.R.T.):

S — "Ik ben medewerker bij het KCC van de stad Lier en beantwoord een klacht van een inwoner."
T — "Schrijf een de-escalerend antwoord op deze klacht over sluikstort in de buurt."
A — "Bedank de inwoner voor de melding. Geef aan dat we dit doorgeven aan de bevoegde dienst en dat ze binnen 5 werkdagen een update krijgen. Beloof niets concreets over de uitkomst."
R — "Maximaal 3 alinea's, geen opsommingen."
T — "Empathisch, rustig en professioneel."

Andere situaties waarvoor je dit kunt gebruiken:

Een intern overleg bevestigen of afzeggen
Een leverancier vriendelijk maar duidelijk aanmanen
Een antwoord formuleren op een vraag over regelgeving
Een collega informeren over een beslissing

3. Je eigen e-mail laten controleren

Je hebt snel een e-mail getypt en twijfelt over de toon. Voordat je op verzenden klikt, vraag je Copilot om feedback.

Hoe: Selecteer de tekst van je e-mail en open Copilot, of plak de tekst in de Copilot-chat.

Nuttige vragen:

"Klinkt deze e-mail vriendelijk en professioneel? Wat kan beter?"

"Is deze e-mail duidelijk genoeg voor iemand die de context niet kent?"

"Herschrijf deze e-mail zodat ze korter is maar dezelfde boodschap heeft."

4. Een nieuwe e-mail schrijven vanuit het niets

Je moet een e-mail sturen maar staart naar een leeg scherm. Geef Copilot een korte beschrijving en laat het de structuur aanleggen.

Voorbeeldprompt:

S — "Ik ben beleidsmedewerker bij de stad Lier."
T — "Schrijf een uitnodigingsmail voor een infomoment over de nieuwe parkeerregels in het stadscentrum."
A — "Het infomoment vindt plaats op donderdag 22 mei om 19u in het stadhuis. Deelname is gratis maar inschrijving verplicht via het online formulier. Doelgroep: bewoners en handelaars van het centrum."
R — "Korte, heldere mail met een duidelijke call-to-action onderaan."
T — "Vriendelijk en uitnodigend, taalniveau B1."

Overzicht: handige prompts voor Outlook

Situatie	Prompt
Lange draad samenvatten	"Vat deze draad samen. Wat zijn de actiepunten voor mij?"
Klacht de-escaleren	"Schrijf een empathisch antwoord. Bedank voor de melding en geef aan dat we dit opvolgen."
Mail inkorten	"Herschrijf deze mail zodat ze maximaal 5 zinnen is."
Toon professionaliseren	"Klinkt dit professioneel? Wat kan beter?"
Interne opvolging	"Schrijf een korte opvolgingsmail naar [naam] over de status van [project]."

!!! tip "Voor ambassadeurs: de snelste tijdswinst 🦸" Outlook is voor de meeste collega's het laagdrempeligste instappunt. De samenvatting van een e-maildraad is in twee klikken gedaan en levert meteen zichtbaar resultaat. Begin daar altijd mee als je een collega voor het eerst met Copilot laat kennismaken — het overtuigt zonder veel uitleg.